[2149] เทคนิคในการเตรียมตัว-ต้อนรับ-พูดคุย กับชาวต่างประเทศ

สวัสดีครับ
ในช่วงประมาณ 10 ปีที่ผ่านมา งานราชการที่ผมทำอยู่ ทำให้ผมต้องติดต่อกับชาวต่างประเทศบ่อย ๆ ลักษณะของการติดต่อมีทั้งผ่านการเขียน (จดหมาย, อีเมล), โทรศัพท์, ไปประชุมหรือดูงานต่างประเทศ, ต้อนรับชาวต่างประเทศซึ่งเดินทางมาประชุมที่ที่ทำงานของผม, และจัดดูงานให้พวกเขา

งานที่ต้องทำข้างต้นหลีกเลี่ยงเรื่องการพูดคุยไม่พ้น โดยการพูดคุยมี 2 อย่าง คือ
1)คุยอย่างเป็นทางการ เช่น การเขียนจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ, การเจรจาในที่ประชุมอย่างเป็นทางการ, การเขียนสุนทรพจน์อย่างเป็นทางการ เป็นต้น
 
2)คุยอย่างไม่เป็นทางการ ผมรู้สึกว่า จำนวนชั่วโมงที่ต้องทำหน้าที่พูดคุยอย่างไม่เป็นทางการนี่มันน่าจะมากกว่าที่เป็นทางการซะอีก ท่านลองจินตนาการดูง่าย ๆ ก็ได้ครับ เช่น ไปรับแขกที่สนามบินสุวรรณภูมิและรับขึ้นรถจากสนามบินไปส่งที่โรงแรม, เวลา coffee break ตอนสายและบ่าย, เวลาบนโต๊ะอาหารกลางวันหรืออาหารเย็น, เวลาพาไปดูงาน ทั้งช่วงขณะที่นั่งรถไปด้วยกัน และไปถึงสถานที่ดูงาน เป็นต้น

ผมรู้สึกว่า ในการพูดคุยกับชาวต่างประเทศ มันเป็นเรื่องของศิลปะที่ต้องฝึกฝนและเตรียมตัวอยู่เหมือนกัน และถ้าทำแต่ละครั้งได้ดีก็จะเกิดความชำนาญที่ค่อย ๆ สะสมมากขึ้นเรื่อย ๆ และช่วยให้การทำงานครั้งต่อ ๆ ไปไม่ต้องเตรียมตัวมาก

ผมเข้าใจว่า มีเทคนิคที่สอนเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยเฉพาะที่เรียกว่า small talk ผมเองไม่เคยเรียนเทคนิคนี้อย่างเป็นงานเป็นการ เพราะฉะนั้นเรื่องที่จะคุยกับท่านผู้อ่านต่อไปนี้ ก็ขอให้ถือว่าเป็นการเล่าสู่กันฟังเฉย ๆ แล้วกันครับ มันอาจจะมีอะไรผิด ๆ เพี้ยน ๆ ไปบ้างก็โปรดอภัยด้วยแล้วกันครับ
 
1)ให้การพูดคุยกับแขกต่างประเทศ มีทั้งการ inform และ entertain:
คือว่า ในช่วงเวลาที่พูดคุยรับแขกนั้น อย่าไป serious มากเกินไป และอย่าพูดขี้เล่นจนกระเจิดกระเจิง แต่ให้สิ่งที่เราพูดคุยกับเขามีทั้งการให้ข้อมูลที่น่าสนใจ (และกะว่าเขาสนใจ) และถ้าเป็นไปได้ก็ให้สนุกด้วย และนี่เป็นข้อมูลและทักษะ ที่ต้องทั้งสะสมและฝึกฝน เช่น
 
-ข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับประเทศไทย ทั้งเรื่องเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง(ที่พูดแล้วไม่อันตรายและไม่เสียภาพพจน์) เราควรสะสมข้อมูลพวกนี้ไว้เรื่อย ๆ เมื่ออ่านหนังสือพิมพ์รายวันหรือนิตยสาร เราไม่รู้หรอกครับว่า สิ่งที่เราสะสมไว้นี้จะเป็นประโยชน์เมื่อไรในอนาคต แต่ขอรับรองว่ามันมีประโยชน์แน่ ๆ 

-ผมขอแนะนำว่า เมื่อข้อมูลเหล่านี้ผ่านตาเรา ขอให้เราขมวดใส่สมองเป็นประโยคง่าย ๆ ไม่กี่ประโยค ที่ฟังง่าย-เข้าใจง่าย โดยอาจจะไม่ต้องลงไปในรายละเอียด เพราะในการพูดคุยที่เป็น small talk นั้น แต่ละฝ่ายก็พูดสั้น ๆ โต้ตอบกันไปมา การใช้ประโยคสั้น ๆ ที่สามารถทั้ง inform และ entertain จึงเป็นการพูดคุยที่มีประสิทธิภาพมาก เพราะแขกที่เราคุยด้วย เขาจะรู้สึกว่า เขาได้รู้อะไรที่เขาสามารถเข้าใจได้ง่าย ๆ จากปากคนไทยในบรรยากาศที่ไม่เครียด  

สรุปก็คือ เนื้อหาเป็นสิ่งที่ต้องสะสม และการหยิบเนื้อหาขึ้นมาพูดได้อย่างเหมาะสม เป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝน
 
2)การรับแขกแต่ละครั้งควรจะทำการบ้านบ้าง:
นอกจากข้อมูลทั่ว ๆ ไปที่เราควรสะสมดังกล่าวข้างต้นแล้ว ถ้ามีเวลาเราก็น่าจะทำการบ้านหาข้อมูลเฉพาะในการรับแขกแต่ละครั้งด้วย เช่น...
 
XXX ผมขอยกตัวอย่างของตัวเองแล้วกันครับ เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมานี้ ผมไปร่วม workshop ที่จังหวัดสุราษฎร์ธานี ซึ่งมีชาวญี่ปุ่น 4 คนเข้าร่ามด้วย ใน 4 คนนี้มีคนหนึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน CNC ทำงานกับบริษัท DENSO ที่ญี่ปุ่น, อีกคนหนึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน skill assessor, อีก 2 คนทำงานที่สำนักงาน JAVADA ประเทศญี่ปุ่น และส่วนหนึ่งของ workshop นี้จะนำพวกเขาไปดูงานการทดสอบทักษะของพนักงานนวด spa ในจังหวัดสุราษฎร์ธานีด้วย ผมเองไม่มีความรู้ทางเทคนิคก็ต้องทำการบ้านมาบ้างเกี่ยวกับเรื่องนี้ เผื่อว่าเวลาพูดคุยกับเขาเมื่อมีเรื่องที่พาดพิงไปถึงจะได้พอคุยได้บ้าง

ถ้าท่านถามว่า แล้วจะไปหาข้อมูลที่ไหนล่ะ? คำตอบง่าย ๆ ก็คือ ก็ถามคนที่รู้ในที่ทำงานของผมนั่นแหละครับ แต่ถ้าไม่สบโอกาสเหมาะที่จะถาม หรือมีข้อมูลอื่น ๆ อีกที่ต้องค้นหา ก็ไม่ยากครับ เพราะเดี๋ยวนี้ อะไร ๆ ก็ให้ Google ตอบได้ อย่างเช่นกรณีนี้ท่านเพียงถามง่าย ๆ ว่า CNC คืออะไร, เกี่ยวกับบริษัท DENSO เป็นต้น ลองถามไปเถอะครับ บางกรณี Google อาจไม่สามารถให้คำตอบชัด ๆ ได้ แต่อย่างน้อยก็น่าจะสามารถให้ข้อมูลสำหรับใช้ในการ small talk กับชาวญี่ปุ่นได้
 
XXX การรู้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับประเทศของแขกที่เราต้อนรับจะช่วยอย่างมากเมื่อมี small talk และแหล่งข้อมูลพื้นฐานของประเทศอื่นที่หาได้ง่ายที่สุดก็คือที่ Wikipedia
ภาษาไทย
ภาษาอังกฤษ
และที่เว็บกระทรวงการต่างประเทศของไทย

ประเทศในทวีปเอเชีย
ประเทศในทวีปแอฟริกา
ประเทศในทวีปอเมริกาเหนือ
ประเทศในทวีปอเมริกาใต้
ประเทศในทวีปยุโรป
ประเทศในทวีปออสเตรเลีย

เรื่องข้อมูลของต่างประเทศเมื่อเราคุยกับเขา ขอให้ท่านดูจังหวะให้ดี บางทีการถามเจาะ ๆ เพื่อให้เขาคุยเรื่องของเขาให้เราฟัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องที่เขาภูมิใจ อาจจะดีกว่าการพูดคุยในทำนองว่าเรารู้ เรื่องนี้แล้ว ท่านดูความเหมาะสมเอาเองแล้วกันครับ
 
XXX การเรียนรู้คำทักทาย หรือวลีง่าย ๆ เช่น สวัสดี, ขอบคุณ, ไม่เป็นไร, พบกันใหม่ ฯลฯ เป็นสิ่งที่ถ้าเรียนรู้และจำได้ ก็ไม่เสียหลายครับ อาจจะเป็นเรื่องหนึ่งที่เราสามารถหยิบขึ้นมาพูดคุยซักถาม ลองคลิกดูที่นี่ก่อนก็ได้ครับ
 
3)Joke มีประโยชน์ แต่ต้องพูดให้เหมาะ
สำหรับชาวต่างชาติบางคน เขามาเยี่ยมที่ทำงานของผมบ่อยจนเราคุ้นเคยกัน ในกรณีเช่นนี้ บางครั้งผมก็เอา Joke มาคุยเล่นกับเขา มีทั้ง joke ที่ผมเจอมาด้วยตัวเองและที่ผมจำมาจากที่อื่น ซึ่งเหมาะที่สุดก็คือ joke สั้น ๆ ซึ่งภาษาอังกฤษเรียกว่า one-liner เพราะไม่ต้องให้คู่สนทนารอนานกว่าจะถึงตอนที่ขำ เช่นที่ลิงค์นี้

http://www.onelinerz.net/top-100-funny-one-liners/

แต่แม้ว่า joke จะมีประโยชน์ที่ช่วยให้การสนทนามีรสชาติ แต่ก็ไม่ควรใช้บ่อยกินไป และต้องระวังสิ่งที่ตรงกับสำนวนฝรั่งว่า politically correct คือจะต้องไม่มีข้อความหรือนัยะที่กระทบกระเทือนคนบางชาติ บางกลุ่ม บางเพศ บางสถานะ ฯลฯ แต่โดยปกติถ้าเป็น clean joke มักเล่าได้เพราะอันตรายน้อย
 
4)อย่าลืมชมทันทีเมื่อมีโอกาส
เรื่องการชมเรื่องที่จริง อย่างใจจริง อย่างพอดี ๆ เป็นสิ่งที่ควรทำทันทีเมื่อมีโอกาส เช่น คราวนี้ที่ไปสุราษฎร์ธานีด้วยกัน มีญี่ปุ่นคนหนึ่งที่ผมรู้สึกว่าเขาเป็นคนอินเตอร์มาก คือไม่ว่าใครจะพูดเรื่องอะไรเขาสามารถร่วมพูดคุยได้ทุกเรื่อง โดยมีข้อมูล ประสบการณ์ หรือความคิดเห็นในเรื่องนั้นร่วม share ด้วยอย่างเหมาะสมทุกครั้ง ผมจึงต้องชมว่าเขาน่าทึ่ง หลังจากนั้นเราได้ไปกินอาหารเย็นด้วยกันที่ร้านก๋วยเตี๋ยวแห่งหนึ่ง ขณะที่กินเสร็จและกำลังจะลุกผมเตือนทุกคนว่า อย่าลืมทิ้งอะไรไว้นะครับ โดยเตือน 2 ครั้งห่างกัน และก็มีเพื่อนญี่ปุ่นคนหนึ่งของเขาทำท่าเกือบจะลืมกระเป๋าไว้ใต้โต๊ะจริง ๆ คนญี่ปุ่นคนนี้เขาก็ชมผมทันทีว่าผ่านประสบกาณ์มาเยอะ เรื่องการชมนี้เป็นเรื่องดีครับ แต่ก็อย่างที่บอกแล้ว ให้เป็นการชมเรื่องจริง จากใจจริง และชมพอดี ๆ
 
5)ประเมินความสมารถและนิสัยในการพูดคุยของคู่สนทนาด้วย:
การประเมินความสามารถและนิสัยในการพูดคุยของคู่สนทนาเป็นเรื่องจำเป็นครับ คู่สนทนาที่ฟังภาษาอังกฤษไม่ค่อยรู้เรื่องและพูดภาษาอังกฤษไม่ค่อยได้ เราก็ต้องใช้เนื้อหา และภาษาอังกฤษที่เหมาะสมในการพูดกับเขา และอย่าพูดเร็วเกินไป แต่ก็อย่าทิ้งเขาให้อยู่เหงา ๆ เพียงเพราะเขาพูดภาษาอังกฤษไม่ค่อยได้ ส่วนคนที่พูดภาษาอังกฤษเก่งก็ต้องหาเรื่องคุยให้เหมาะเช่นกัน

---

ถ้าท่านผู้ใดอ่านมาถึงบรรทัดนี้และต้องการบ่นว่า แค่จะพูดออกมาให้ได้ 1 ประโยคก็ยากแล้ว ยังจะให้มีทักษะ small talk อีกคงไม่ไหวหรอก!!
 
ถ้าท่านบ่นอย่างนี้ ผมก็อยากจะบอกท่านว่า การฝึกภาษาอังกฤษทุกทักษะ มันเหมือนกัน คือ

ก่อนพูดได้ ต้อง ได้พูด
ก่อนฟังได้ ต้อง ได้ฟัง
ก่อนอ่านได้ ต้อง ได้อ่าน
ก่อนเขียนได้ ต้อง ได้เขียน
สรุปก็คือ ก่อนทำได้ ต้อง ได้ทำ

ลองผิด มาก่อน ลองถูก
เพราะเมื่อเราทำผิด เราก็ได้เรียนรู้จากความผิด เพื่อจะได้ไม่ต้องทำผิดอย่างนั้นอีก

คนที่ไม่ยอมลงทุนอายเมื่อพูดหรือเขียนผิด ๆ ออกไป, ไม่ยอมลงทุนงงเมื่อฝึกอ่านและฝึกฟังแล้วไม่รู้เรื่อง ก็คงยากที่จะได้กำไรจากการฝึก

มันเหมือนคำที่เราเคยพูดกันมาตั้งแต่เด็ก คือ ง.งู มาก่อน ฉ.ฉิ่ง - โง่มาก่อนฉลาด

เรื่องที่น่าเศร้าที่สุดก็คือ หลายคนก็ยอมรับแล้วว่า เราต้องฝึกเพื่อจะได้เก่ง แต่กลับพยายามน้อยเกินไป คือ นั่งอยู่เฉย ๆ รอให้โอกาสที่จะได้ฝึกวิ่งเข้ามาชน ไม่ขวนขวายไปแสวงหาโอกาสในการฝึก แล้วก็บ่นว่า ไม่มีโอกาสฝึก
 
ผมทำบล็อกนี้ขึ้นมาเพราะผมเชื่อว่า ใครที่พยายามหาโอกาสก็จะพบโอกาส, เมื่อพบโอกาสแล้ว เมื่อได้ฝึกก็จะฝึกได้, เมื่อได้ทำก็จะทำได้ ผมเชื่อเช่นนี้มานานแล้ว และเชื่อว่าตัวเองเชื่อไม่ผิดด้วยครับ

พิพัฒน์
www.facebook.com/e4thai
www.facebook.com/EnglishforThai
e4thai@live.com